¶ Gestion des contrats B2B
Le module de gestion des contrats B2B de Chargekeeper permet de modéliser et gérer les flux de facturation entre deux entités juridiques (entreprises). Lorsqu'un contrat est actif et couvre la période en cours, des factures et avoirs sont générés automatiquement et peuvent être envoyés aux clients.
¶ Étapes de création d'un contrat
La création d'un contrat est divisée en 5 étapes, permettant de configurer précisément les paramètres du contrat et les services associés :
¶ 1. Définition des parties prenantes
Dans cette première étape, il s'agit de définir les deux parties impliquées dans le contrat :
- Fournisseur : L'entreprise qui fournit les services de recharge.
- Client : L'entreprise qui utilisera les services de recharge.
¶ 2. Paramétrage du contrat
Cette étape permet de configurer les paramètres essentiels du contrat :
Période de validité :
- Activé : Le contrat est actif dans la supervision.
- Date de début et date de fin du contrat (date de fin optionnelle si reconduction tacite).
- Option de renouvellement tacite pour prolonger automatiquement le contrat à chaque échéance.
Facturation et fiscalité :
- Jour de facturation (1 à 28 du mois).
- Délai de paiement (ex. 30 jours après émission).
- Option d'autoliquidation de TVA si applicable.
- Conditions de paiement affichées dans les factures.
Règles d'automatisation :
Activer la génération des factures automatique : Cette option permet la génération de document (facture/avoir) de manière automatique ou manuelle.
Adresse(s) e-mail(s) de réception de pièces comptables : Fournir l’adresse électronique de la comptabilité du client permettra l'envoi depuis la supervision des pièces comptables. Plusieurs adresses peuvent être intégrées dans le contrat pour recevoir les pièces comptables.
Finaliser automatiquement la facture ou l'avoir : Cette option génère un document avec le statut "Ouvert". Si elle n'est pas activée, le document aura le statut "Brouillon" (avec possibilité de suppression), vous permettant ainsi de générer et vérifier les pièces comptables avant leur validation et l'envoi au client.
Envoyer automatiquement la facture ou l'avoir : Cette option permet la génération et l’envoi automatique des pièces comptables au client (par défaut le système génère la facture et/ou l'avoir mais ne l'envoie pas automatiquement).
¶ 3. Définition des services de recharge
Dans cette étape, les services liés à la recharge électrique sont ajoutés au contrat. Les services disponibles sont :
- Facturation des sessions : Facturation périodique de toutes les sessions de recharge.
- Remboursement de l'énergie : Remboursement des kWh consommés selon les conditions définies.
- Commission sur les sessions : Application d'une commission sur chaque session de recharge.
À noter : Les services de remboursement d’énergie et de commission visent à rembourser les sessions au client. Ces deux services ne sont pas cumulables, sinon un avoir de trop-perçu sera généré pour le client.
¶ 3.1 Facturation des sessions
L’activation de la facturation des sessions permet l'émission d'une facture groupée au client selon la périodicité choisie (mensuelle, trimestrielle, annuelle) pour toutes les sessions valorisées.
Ce service est conçu pour s’adapter à un accord entre le fournisseur et le client, identifié pour réaliser des recharges et être facturé de manière groupée.
¶ 3.2 Remboursement de l'énergie
L’activation du remboursement permet d’émettre un avoir au client sur toutes les sessions valorisées de la période définie, en appliquant un frais fixe par kWh.
Le frais fixe de remboursement est défini selon le type de courant : AC ou DC. Si vous ne faites pas de distinction, précisez le même montant en AC et en DC.
Une option, intitulée “Tarif de vente”, est disponible pour effectuer un remboursement de l'énergie différents selon le tarif de vente appliqué à la session. En activant cette option, vous affinez vos remboursements en les adaptant au tarif de vente réellement appliqué à chaque session. Cette option est particulièrement utile en cas de tarifs promotionnels, cette fonctionnalité vous permet de définir un montant de remboursement spécifique pour chaque tarif.
💡 Si plusieurs tarifs sont appliqués sur une même session, vous pouvez fixer un montant de remboursement par tarif, celle-ci sera découpée par tarif de vente afin d'appliquer le remboursement d'énergie correspondant à la consommation liée au tarif de vente.
À défaut, les montants de remboursement par défaut (AC et DC) seront utilisés.
Session exemple :
• Montant HT : 27€
• Consommation kWh : 66 kWh
• Tarif HT du kWh remboursé: 0.25€
• Calcul : 0.25 * 66 = 16.50 HT
Un avoir est édité en faveur du client pour la somme de 16.50€ HT (Le fournisseur conserve la somme de 10.5€ HT)
¶ 3.3 Commission sur les sessions
L’application d’une commission permet d’émettre un avoir sur toutes les sessions valorisées en locales et itinérance, tout en conservant une commission.
Une option, intitulée “Sessions en itinérance”, est disponible pour effectuer un remboursement des sessions valorisées en itinérance, en appliquant une commission dédiée.
L’application d’une commission peut se faire de trois façons :
- Un frais fixe par session,
- Un pourcentage appliqué sur le montant de la transaction,
- Une combinaison des deux (frais fixe + variable).
La commission est calculée et appliquée sur le montant individuel de chaque session. Ensuite, le total des commissions retenues est additionné et déduit du montant dû au client pour la période concernée.
[Cas 1] Commission avec frais fixe :
• Montant HT : 27€
• Frais fixe : 0.50€
Un avoir est édité en faveur du client pour la somme de 26.50€ HT (Le fournisseur conserve la somme de 0.5€ HT)
[Cas 2] Commission avec variable :
• Montant HT : 27€
• Variable : 1%
Un avoir est édité en faveur du client pour la somme de 26.73€ HT (Le fournisseur conserve la somme de 0.27€ HT)
[Cas 3] Commission avec frais fixe + variable :
• Montant HT : 27€
• Frais fixe : 0.50€
• Variable : 1%
Un avoir est édité en faveur du client pour la somme de 26.23€ HT (Le fournisseur conserve la somme de 0.77€ HT)
À noter :
- Que des frais fixes soient appliqués ou non, la commission en % est toujours calculée sur le montant total HT de la session, et non sur le montant restant après déduction des frais fixes.
- Si le montant des commissions est supérieur au montant HT de la session, la commission est alors limitée au montant de la session elle-même.
¶ 4. Définition des services d'exploitation
Cette section permet d’ajouter des services liés à l'exploitation des infrastructures de recharge, tels que :
- Exploitation des bornes : Gestion et suivi des bornes de recharge.
- Exploitation des zones : Gestion des zones de recharge.
- Exploitation des badges : Gestion des badges RFID utilisés pour la recharge.
¶ 4.1 Exploitation des bornes
L’exploitation des bornes peut être facturée au client de différentes manières et selon l’unité choisie :
- Borne
- Point de charge
- Connecteur
Plusieurs options sont disponibles pour affiner la facturation :
Facturer au prorata : permet d’appliquer un tarif d’exploitation au prorata de la date de création de la borne par rapport à la période facturée.
Courant alternatif AC : permet d’appliquer un tarif d’exploitation dédié sur toutes les unités choisies (utilisées ou non) si celles-ci sont de type courant alternatif.
Courant continu DC : permet d’appliquer un tarif d’exploitation sur toutes les unités choisies (utilisées ou non) si celles-ci sont de type courant continu.
Bornes/Points de charge en service : permet d’appliquer un tarif d’exploitation uniquement sur les unités choisies ‘En service’ le jour de facturation.
Connecté à l’itinérance (roaming) : permet d’appliquer un tarif d’exploitation spécifique sur toutes les unités choisies qui sont proposées en itinérance.
La combinaison des options est possible ! Facturez par exemple à 5€ les points de charge actifs en AC et 10€ les points de charge actifs en DC.
¶ 4.2 Exploitation des zones
L’exploitation des zones permet d’émettre une facture sur le(s) zone(s) associée(s) au client. Celle-ci sera également calculée au prorata (en fonction de la date de création de la zone par rapport à la période facturée).
¶ 4.3 Exploitation des badges
L’exploitation des badges permet d’émettre une facture sur le(s) badge(s) associé(s) au client.
Une option, intitulée 'Badges utilisés', est disponible pour facturer uniquement les badges associés à des sessions de recharge du client durant la période de facturation choisie.
L’application du tarif d’exploitation des badges peut être cumulée, pour facturer d’une part les badges associés au client et d’autre part les badges utilisés durant la période de facturation avec des tarifications différentes.
¶ 5. Ajout d'autres services
L'ajout d'autres services permet d'inclure des prestations spécifiques facturées périodiquement :
- Description du service.
- Frais fixes (HT).
- Taux de TVA applicable.
- Périodicité (Mensuelle, Trimestrielle, Annuelle).
¶ Gestion des factures et avoirs
Lorsqu'un contrat est actif, Chargekeeper génère automatiquement des factures pour les services facturés au client et des avoirs dans le cas où le fournisseur doit rembourser le client (ex. remboursement des kWh).
Les avoirs liés aux remboursements d’énergie ou commissions envoyés au client sont accompagnés d'un fichier CSV contenant la liste détaillée des sessions de recharge pour faciliter la vérification comptable.
¶ Génération manuelle des factures
Depuis la liste des contrats, il est possible de générer manuellement des factures ou des avoirs, par exemple :
- Si le contrat a été créé après sa date de démarrage réelle, nécessitant la facturation d'une période passée.
- Si des sessions de recharge manquaient lors de la génération automatique (ex. borne hors ligne).
¶ Gestion des factures B2B
Les factures générées dans le cadre des contrats B2B sont accessibles depuis l'espace Factures de la supervision. Les actions possibles incluent :
- Mettre à jour le statut : Annulée, marquée comme payée, supprimée...
- Envoyer la facture par e-mail au client.
- Régénérer le PDF de la facture.
- Envoyer un rappel de paiement en cas d'impayé.
¶ Numérotation des pièces comptables
Depuis le module Entreprise, le fournisseur peut définir précisément les règles de numérotation des pièces comptables pour du B2C et du B2B.
À noter : Si la numérotation automatique B2B n'a pas été activée, les pièces comptables des contrats B2B prendront par défaut les règles de numérotations du B2C.
¶ Structure et éléments d'un service
Chaque service dans un contrat est défini par :
- Type de service (voir section types de services).
- Prix fixe HT.
- Unité (kWh, borne, badge...).
- TVA applicable.
- Commission (%), applicable pour le système de commission sur les sessions de recharge.
- Options de facturation
¶ Facturation et périodicité
Un contrat peut définir différentes périodicités de facturation :
- Mensuelle : Facturation à la fin de chaque mois.
- Trimestrielle : Facturation à la fin de chaque trimestre.
- Annuelle : Facturation une fois par an.
Exemple : Une facture générée pour le mois d'avril peut contenir les sessions de recharge du mois de mars et l'exploitation des bornes du premier trimestre.
¶ Réaliser les versements bancaires
Après la création des avoirs, vous pouvez générer un fichier XML pour automatiser les versements bancaires sur votre plateforme bancaire. Plus d'informations, rendez-vous sur la page support.
Pour activer cette fonctionnalité, veuillez contacter le service commercial Chargekeeper à l'adresse : sales@charge-keeper.com.
¶ Support
Pour toute assistance concernant la gestion des contrats B2B, contactez notre équipe support à support@charge-keeper.com.