Le parcours d'inscription du salarié
Un salarié ne peut être remboursé qu'une fois son compte de versement ouvert. Cette page décrit ce qu'il voit, pour que vous puissiez l'accompagner quand il appelle.
L'inscription se fait une seule fois. Ensuite, chaque remboursement part automatiquement.
Ce qu'il reçoit
Un courriel intitulé « Activez le remboursement de vos recharges », envoyé au nom de votre réseau, avec un bouton Configurer mon remboursement. Le lien lui est personnel.
C'est le bouton Inviter et relancer de la fiche entreprise qui déclenche cet envoi — et qui le renvoie, si le salarié l'a perdu ou n'est pas allé au bout.
La page d'accueil
Elle rappelle qui le rembourse, comment le montant est calculé, et prévient que la suite se passe avec Stripe. Deux points y sont dits explicitement, parce que ce sont les deux questions qu'il se pose : ses informations professionnelles sont déjà renseignées pour lui, et ses coordonnées bancaires vont directement à Stripe — Chargekeeper ne les héberge pas.
L'inscription chez Stripe
Identification par téléphone. Stripe demande un numéro de mobile et envoie un code par message. Le salarié n'a pas besoin d'un compte Stripe préexistant ; s'il en a un, il peut réutiliser la même adresse.
Vérification anti-robot. Stripe peut présenter un test visuel — reconnaître des objets sur des images. Ce n'est pas une anomalie, et ce n'est pas un signe que le lien est invalide : c'est un contrôle de sécurité normal.
Informations personnelles. Date de naissance et adresse du domicile.
Le vocabulaire de Stripe peut dérouter. L'écran de récapitulatif parle de « type d'entreprise » et d'« informations professionnelles », et propose « Particulier / Entrepreneur individuel ». C'est le formulaire standard de Stripe pour tout bénéficiaire de versements : le salarié n'a aucune entreprise à créer, et rien à remplir de ce côté — ces champs sont déjà renseignés.
La pièce d'identité
Stripe vérifie l'identité de tout bénéficiaire de virements, mais pas toujours à la création du compte : il peut l'annoncer pour plus tard, puis suspendre les virements à l'échéance.
Pour l'éviter, le formulaire demande dès l'inscription ce que Stripe exigera ensuite. Attention au chemin : la pièce n'est pas une étape du parcours. Elle apparaît à l'écran de récapitulatif, où la section « Informations personnelles » porte la mention Incomplet, et c'est en cliquant sur Modifier que le salarié atteint « Démarrer la vérification ». Tant qu'il ne l'a pas fournie, le bouton de confirmation reste inactif.
Pour un salarié inscrit avant cette évolution, rien n'est perdu : quand Stripe annonce l'exigence, il reçoit un courriel l'invitant à fournir sa pièce, et son lien d'inscription rouvre le formulaire sur ce qui manque. Il verra alors un écran intitulé « Ajoutez des informations pour commencer à accepter des paiements » — c'est le texte d'accueil de Stripe, pas une remise à zéro : ses coordonnées bancaires et son identité restent enregistrées.
Coordonnées bancaires. Le salarié saisit l'IBAN sur lequel il veut être remboursé, et le confirme. Il accepte au passage le mandat SEPA de Stripe.
Confirmation. Un récapitulatif reprend identité, adresse et compte bancaire avant validation.
Une fois terminé
Le salarié voit « Tout est en ordre » et peut fermer la fenêtre. Côté supervision, son statut passe à Actif et il entre dans le prochain cycle.
Il recevra ensuite, chaque début de mois, le relevé détaillé de ses sessions — si l'option est activée sur le contrat — puis un courriel de confirmation à chaque virement.
Quand ça coince
Il n'a pas reçu le courriel. Renvoyez-le avec Inviter et relancer : le bouton ne contacte que les salariés qui ne sont pas encore actifs.
Il dit qu'on lui redemande des informations alors qu'il avait tout rempli. C'est la vérification d'identité annoncée par Stripe : son compte reste payé pour l'instant, mais il doit fournir sa pièce avant l'échéance. Le courriel qu'il a reçu porte le lien.
Son compte est bloqué par Stripe. Il manque une pièce de vérification. Le salarié est relancé automatiquement, et son virement repart dès que son compte est régularisé. Les sommes dues ne sont pas perdues, elles se cumulent.
Ses coordonnées bancaires sont à corriger. Le statut apparaît dans la table des salariés, où un filtre dédié permet de les retrouver, avec un lien de correction à lui renvoyer.
