Rapports
L'écran Rapports est l'historique des documents mensuels de remboursement des recharges à domicile : les relevés envoyés aux salariés et les demandes de virement envoyées aux entreprises. Vous y retrouvez chaque document, son état, et vous pouvez le télécharger. Vous l'ouvrez depuis le menu, rubrique Analyse, entrée Rapports.
Ce que cet écran n'est pas
Cet écran ne sert pas à créer un rapport à la demande. Il ne propose aucun bouton de création, aucun choix de période ni de contenu : il liste des documents produits par la plateforme.
Il ne contient pas non plus :
- l'export du taux de disponibilité, qui se trouve dans le Tableau de bord, onglet Performance & Qualité ;
- les graphiques de l'écran Statistiques.
Les types de rapport
Il existe deux types de rapport, tous deux mensuels.
| Type | Contenu | Produit pour | Fichier |
|---|---|---|---|
| Remboursement domicile · Relevé mensuel du salarié | Les recharges professionnelles faites par un salarié à son domicile sur le mois, et le montant correspondant. | Un utilisateur. | |
| Remboursement domicile · Demande de virement à l'entreprise | Le montant total que l'entreprise doit virer pour le mois : remboursements de ses salariés et frais de service. Le fichier joint détaille chaque session avec son coût de service. | Une entreprise. | Excel |
Il y a un seul rapport par type, par destinataire et par mois. Régénérer un rapport remplace son contenu ; cela ne crée pas de seconde ligne.
Les colonnes de la liste
| Colonne | Signification |
|---|---|
| Période | Le mois couvert par le rapport, par exemple « Juin 2026 ». |
| Statut | L'état du rapport. Voir plus bas. |
| Type | L'un des deux types ci-dessus. |
| Concerné | La personne ou l'entreprise sur laquelle porte le rapport : le nom du salarié pour un relevé, le nom de l'entreprise, par exemple ACME, pour une demande de virement. |
| Origine | Ce qui a déclenché la dernière génération. Automatique : le traitement mensuel de la plateforme. Manuelle : un administrateur a cliqué sur Régénérer. |
| Généré le | La date de la dernière génération. La liste est triée sur cette colonne, du plus récent au plus ancien. |
Comment un rapport est généré
Automatiquement, chaque mois
La plateforme vérifie chaque jour si les rapports du mois précédent sont à produire. Elle les produit à partir du jour d'émission réglé pour votre organisation. Ce jour est compris entre le 8 et le 28 du mois ; sans réglage, c'est le 8. Avant le 8, les sessions du mois précédent peuvent encore être requalifiées, d'où ce délai.
Un relevé du salarié est produit pour chaque utilisateur qui remplit ces trois conditions :
- il a activé la notification Recevoir le rapport mensuel de mes recharges professionnelles à mon domicile ;
- ses notifications sont actives ;
- il est propriétaire d'une zone, c'est-à-dire de son domicile.
Une demande de virement est produite pour chaque entreprise inscrite au remboursement des recharges à domicile par son contrat.
Les jours suivants, la plateforme ne reproduit que ce qui manque : un rapport au statut Envoyé, Généré ou Aucune donnée n'est pas refait. Un rapport Échoué ou resté En attente est relancé au passage suivant.
L'émission mensuelle peut être désactivée pour une organisation. Dans ce cas, aucun rapport automatique n'est produit.
Manuellement, depuis cet écran
Vous ne pouvez pas créer un rapport qui n'existe pas. Vous pouvez seulement agir sur une ligne déjà présente, et uniquement avec le rôle Admin :
| Bouton | Effet |
|---|---|
| Régénérer | Reconstruit le rapport, sans l'envoyer à ses destinataires. Le statut repasse à En attente et l'origine devient Manuelle. Fonctionne quel que soit le statut, y compris Envoyé. |
| Envoyer | Envoie par e-mail le rapport tel qu'il est enregistré, sans le reconstruire. Le destinataire reçoit exactement le fichier que vous pouvez télécharger. |
Les deux actions sont volontairement séparées : régénérer pour vérifier un chiffre ne met pas un second e-mail dans la boîte du destinataire. Pour corriger puis renvoyer un rapport, cliquez sur Régénérer, attendez le statut Généré, puis cliquez sur Envoyer.
Envoyer échoue si le rapport n'a aucun fichier : régénérez-le d'abord.
Les statuts
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | Le rapport est dans la file de génération. |
| En cours | Le rapport est en train d'être généré. |
| Généré | Le fichier est prêt et téléchargeable. L'envoi par e-mail n'est pas confirmé, ou le rapport a été régénéré sans envoi. |
| Envoyé | L'e-mail a été accepté par le service d'envoi. |
| Aucune donnée | Il n'y avait rien à rapporter. Aucun fichier n'est produit et aucun e-mail n'est envoyé. |
| Échoué | La génération a échoué. |
Que faire d'un rapport « Échoué »
- Attendez le lendemain : le traitement automatique le relance de lui-même tant que le mois concerné est le mois précédent.
- Pour ne pas attendre, cliquez sur Régénérer (rôle Admin), puis sur Rafraîchir pour suivre le statut.
- Une fois le statut Généré, cliquez sur Envoyer : un rapport régénéré à la main n'est pas envoyé automatiquement.
L'écran n'affiche pas la cause de l'échec. Si le rapport échoue de nouveau, contactez le support.
Télécharger un rapport
- Repérez la ligne du rapport.
- Cliquez sur Télécharger.
- Si le rapport n'a qu'un fichier, il est enregistré directement. S'il en a plusieurs, la fenêtre Fichiers du rapport s'ouvre : cliquez sur l'icône de téléchargement en face du fichier voulu.
Le bouton Télécharger n'apparaît que si le rapport a au moins un fichier. Un rapport Aucune donnée, En attente ou En cours jamais généré n'en a pas.
Les formats sont PDF et Excel. Les rapports restent dans la liste : la plateforme ne supprime pas automatiquement les lignes de l'historique.
Les filtres
| Filtre | Effet |
|---|---|
| Date | Filtre sur la date de génération (colonne Généré le), et non sur la période couverte. Par défaut : du 1er janvier de l'année en cours à aujourd'hui. Pour retrouver un rapport plus ancien, élargissez cette plage. |
| Statut | Un ou plusieurs statuts. |
| Type | Un ou plusieurs types de rapport. |
| Origine | Automatique, Manuelle, ou les deux. |
| Utilisateurs | Les rapports d'un utilisateur. Un seul utilisateur à la fois. Visible seulement si vous avez le droit de lister les utilisateurs. |
| Entreprises | Les demandes de virement des entreprises choisies et les relevés de leurs salariés actuels. Visible seulement si vous avez le droit de lister les entreprises. |
Il n'y a pas de champ de recherche. Le bouton Rafraîchir recharge la liste ; elle ne se met pas à jour toute seule.
Qui voit quoi
- Le rôle Admin voit tous les rapports de l'organisation et dispose de Régénérer et Envoyer.
- Les autres rôles ne voient que les rapports qui les concernent personnellement, c'est-à-dire leurs propres relevés, et peuvent les télécharger. Ils ne voient pas les demandes de virement des entreprises.
